OpenScape Office MX / OpenScape Office LX

OpenScape Office MX oraz OpenScape Office LX - rozwiązania zunifikowanej komunikacji dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Platforma OpenScape Office oferuje przedsiębiorstwom funkcje zintegrowanych połączeń głosowych i telekonferencji, faksów, systemów powiadomień, telefonii mobilnej, Multimedialnego Contact Center oraz usług powiadamiania o statusie. W pojedynczej konfiguracji istnieje możliwość obsługi do 500 użytkowników, zaś w przypadku systemów połączonych w sieć, platforma jest w stanie obsłużyć maksymalnie 1000 użytkowników.

Zunifikowana Komunikacja
Zdobycze technologii informatycznej zrewolucjonizowały proces wymiany informacji i danych pomiędzy firmami. Każda firma jest codziennie wręcz zasypywana e-mailami, telefonami, wiadomościami głosowymi i faksami, co skutkuje obniżeniem wydajności pracy. Praca z wykorzystaniem różnych mediów komunikacyjnych może prowadzić do nieefektywności, niezadowolenia klientów, jak również do zwiększenia kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa.
Platforma OpenScape Office stanowi rozwiązanie Zunifikowanej Komunikacji (Unified Communications), której zadaniem jest połączenie wszelkich metod telekomunikacji (połączenia bezpośrednie, telekonferencje, poczta elektroniczna, komunikatory sieciowe, faksy, itp.) w jeden system. Dzięki temu uciążliwe przełączanie się pomiędzy różnymi programami, listami kontaktów i kontami poczty elektronicznej odejdzie w niepamięć. Umożliwia to przedsiębiorstwom skupienie się na klientach, zwiększenie produktywności oraz zredukowanie kosztów związanych z komunikacją.

Schemat OpenScape Office- Kombinat zunifikowanych rozwiązań komunikacyjnych na miarę waszych potrzeb

Cechy Zunifikowanej Komunikacji

Status dostępności
Status dostępności innych użytkowników sygnalizowany jest za pomocą różnych symboli wskazujących na to czy użytkownik jest na spotkaniu czy na urlopie. Jednocześnie można samodzielnie wybrać swój status. Status dostępności określa również typ komunikatu, jaki usłyszy dzwoniący w przypadku gdy osoba, do której dzwoni jest nieobecna. Dzięki tej funkcji klienci będą powiadamiani o aktualnym statusie osoby kontaktowej w firmie, co umożliwia lepszą organizację pracy.Użytkownicy mają możliwość zmiany aktualnie przypisanego statusu dostępności przy pomocy programu OpenScape Office bądź aparatu telefonicznego Użytkownik może również decydować o tym, którzy z użytkowników wewnętrznych w spisie kontaktów będą widzieć jego status dostępności lub usłyszą wiadomość głosową odpowiadającą danemu statusowi. Może on ponadto wybrać, które z jego danych kontaktowych będą widoczne dla innych użytkowników. Połączenie z kalendarzem programu Outlook pozwala na automatyczne dostosowywanie statusu dostępności w przypadku wprowadzenia do terminarza wpisów zawierających słowa kluczowe, takie jak na przykład "Spotkanie" lub "Urlop". Kalendarz programu Outlook jest regularnie przeszukiwany pod kątem nowych wpisów, a status dostępności jest odpowiednio względem nich

Telekonferencje
Telekonferencje, w których uczestniczyć może maksymalnie 16 uczestników mogą zostać przeprowadzone za pośrednictwem zintegrowa-nego serwera telekonferencyjnego (w przypadku platformy MX maksymalnie 8 jednoczesnych konferencji, zaś w przypadku platformy LX - maksymalnie 16 jednoczesnych konferencji). Serwer telekonferencyjny pozwala na administrowanie, korzystanie z telekonferencji, kontrolowanie oraz monitorowanie ich przebiegu w czasie rzeczywistym. Zarządzający telekonferencją ma możliwość skorzystania z programów do administrowania- myPortal for Desktop bądź myPortal for Outlook, aby zainicjować bądź sterować zaplanowanymi, a nawet spontanicznymi telekonferencjami. Osoba taka może również wybrać uczestników telekonferencji manualnie, bądź z dostępnych książek adresowych.

Komunikator sieciowy dzięki funkcji Multi-User-Chat
Funkcja Multi-User-Chat pozwala na błyskawiczną wymianę wiadomości tekstowych z wieloma wewnętrznymi użytkownikami, jak również z jednymi zewnętrznym partnerem telekomunikacyjnym (z wykorzystaniem protokołu XMPP). Wiadomości tekstowe przesyłane za pomocą tego systemu wyświetlają się w osobnych oknach dialogowych. Funkcja Drag&Drop (Przeciągnij i Upuść) ,użyta w przypadku wybrania statusu dostępności każdego z partnerów komunikacyjnych oraz wyświetlanie tego statusu, pomaga w efektywnej wymianie informacji, na przykład w trakcie konferencji telefonicznej gdy potrzeba szybkiej odpowiedzi na pytania. Funkcja ta dostępna jest dla wszystkich użytkowników programu myPortal (wersja for Desktop oraz for Outlook) i myAttendant.

Lista ulubionych
Każdy użytkownik ma możliwość stworzenia listy ulubionych spośród kontaktów preferowanych przy użyciu dostępnych książek adresowych, jak również przypisania poszczególnych pozycji do grup i podgrup. Kontakty z wewnętrznych książek adresowych (włączając w to kontakty z systemów OpenScape Office połączonych sieciowo) zostaną wyświetlone wraz z ich statusem dostępności.

Spis połączeń
Informacje o wszystkich połączeniach zapisywane są w dzienniku użytkownika zgodnie z szeregiem kryteriów. Zapis każdego połączenia obejmuje datę, godzinę, numer telefonu, nazwisko i imię rozmówcy, nazwę firmy, w której pracuje, kierunek połączenia (wychodzące lub przychodzące) i czas jego trwania. Istnieje możliwość zaplanowania ważnych połączeń poprzez określenie numeru, który ma zostać wybrany, daty i godziny połączenia. Wszystkie nieodebrane połączenia wychodzące oraz przychodzące są rejestrowane na poziomie centralnym, tak by możliwa była ich systematyczna analiza.

Osobisty asystent
Wszyscy użytkownicy mają możliwość skonfigurowania własnych skrzynek głosowych, aby osoba do nich dzwoniąca mogła pozostawić wiadomość, lub aby połączenie mogło zostać przekierowane. System może zostać skonfigurowany w taki sposób, aby uwzględniał aktualny status dostępności użytkownika. Osobista automatyczna sekretarka wyposażona jest w funkcję nagrywania głosu, co pozwala na łatwą zmianę komunikatów.

Wybieranie numeru z dowolnej aplikacji komputerowej
Program myPortal for Desktop oraz myPortal for Outlook jest w stanie znaleźć i wybrać numer zapisany w innej aplikacji komputerowej (standardowej aplikacji Microsoft Windows). Numer ten znajdować może się np. w wiadomości e-mail bądź pliku Word lub Excel.

Centralna usługa AutoAttendant
Dzięki wykorzystaniu harmonogramów i reguł (CCV = Call Control Vectors), które zostały w nich zdefiniowane, administrator ma możliwość kontrolowania połączeń obsługiwanych przez usługę automatycznego dyspozytora (AutoAttendant) i określenia, w jaki sposób będzie on działać o określonych godzinach bądź dniach - na przykład, który komunikat będzie odtwarzany lub, na jaki numer przekierowywane będą połączenia. Administrator ma ponadto możliwość tworzenia harmonogramów dla dnia i nocy, weekendów oraz świąt. Dostępne komunikaty, jak również komunikaty stworzone przez użytkowników mogą zostać zaimportowane do systemu w formacie WAV.

Przekierowywanie połączeń uzależnione od statusu dostępności
Użytkownicy mają możliwość przekierowywania połączeń na inne przypisane do nich numery telefonów bądź na ich skrzynkę głosową w zależności od statusu dostępności (Out of Office - Poza Biurem, CallMe - Zadzwoń do mnie, oraz Do-Not-Disturb - Nie przeszkadzać). W przypadku zmiany statusu dostępności, platforma OpenScape Office przekieruje połączenia na numer, który został zdefiniowany dla danego statusu. Dla przykładu, w przypadku statusu "Poza Biurem", połączenia przychodzące mogą być przekierowywane na telefon komórkowy danego abonenta.

Usługa CallMe (Zadzwoń do mnie)
Dzięki usłudze CallMe każdy użytkownik ma możliwość wykorzystania dowolnego telefonu, jako jego telefonu służbowego, wg tej samej taryfy jaka jest w jego miejscu pracy. Połączenie będzie identyfikowane zawsze jako pochodzące ze stacjonarnego numeru służbowego. Usługa CallMe umożliwia osobom pracującym zdalnie dogodne kontrolowanie swojej dostępności.

Skrzynka wiadomości głosowych
Funkcje pełnione przez pocztę głosową zbliżone są do funkcji automatycznej sekretarki, bez konieczności posiadania przez każdego użytkownika własnego urządzenia. Dostęp do nagranych wiadomości głosowych można uzyskać poprzez OpenScape Office lub aparat telefoniczny.

Skrzynka faksów
Faksy mogą być kierowane do skrzynki faksów bezpośrednio przez program myPortal (wersja Desktop oraz Outlook) bez konieczności instalowania oddzielnego urządzenia. Dla faksów, które mają zostać wysłane do wielu adresatów, istnieje możliwość zapisania wielu numerów telefonów adresatów w pamięci drukarki faksów.

Usługa powiadamiania
Użytkownik może być powiadamiany o pojawieniu się nowych wiadomości poprzez e-mail, wiadomość tekstową lub poprzez telefon. Typ powiadomienia może zostać aktywowany bądź dezaktywowany oddzielnie dla każdego ze statusów dostępności.

Okna powiadomień
Okna powiadomień pozwalają użytkownikowi na wygodne reagowanie na nadchodzące połączenia, nowe wiadomości głosowe itp. Czynności te wykonać można z użyciem pojedynczego kliknięcia. Dzięki oknom powiadomień można też odbierać, przekierowywać, zawieszać, zapisywać i zakańczać połączenia.
W trakcie połączenia, użytkownik może w oknie powiadomień wysyłać e-maile, wiadomości tekstowe a nawet zaplanować następne połączenie.

Nagrywanie
Użytkownik ma możliwość nagrywania rozmów telefonicznych, a w przypadku gdy zarządza telekonferencją, może nagrywać jej przebieg. Nagrania te oznaczone są przez czerwoną kropkę w skrzynce głosowej i, jeśli możliwe, oznaczone dodatkowo numerem telefonu rozmówcy bądź pierwszego uczestnika telekonferencji.

Zabezpieczenia dostępu
Aby skorzystać z systemu OpenScape Office niezbędne jest wcześniejsze podłączenie poprzez numer wewnętrzny. W tym celu konieczne jest uprzednie przypisanie indywidualnego sześcio-cyfrowego hasła.

Podłączanie zewnętrznych baz danych (LDAP)
Informacje o użytkownikach udostępnione na serwerach LDAP znajdujących się w sieciach, mogą zostać wyświetlone w systemie OpenScape Office w formie zewnętrznej książki adresowej. W przypadku połączeń przychodzących od abonentów, których numer znajduje się w bazie danych, wyświetlone zostanie imię i nazwisko osoby nawiązującej połączenie. Istnieje możliwość dopasowania danych z bazy danego klienta za pomocą zaimplementowanej funkcji mapowania pól.

Moduły wchodzące w skład platformy OpenScape Office

Platformy OpenScape Office MX oraz OpenScape LX wyposażone są w następujące moduły:

• myPortal for Desktop
• myPortal for Outlook
• myPortal for Mobile
• myPortal for OpenStage
• myAttendant

myPortal for Desktop
Z funkcji OpenScape Office jako platformy Zunifikowanej Komunikacji można korzystać za pośrednictwem aplikacji myPortal (wersja Desktop)
Do unikalnych funkcji udostępnianych przez program myPortal (wersja Desktop) należy m.in. lista kontaktów wprowadzonych do wewnętrznej książki adresowej, która wyświetlana jest razem z ich statusem dostępności. Takie rozwiązanie pozwala sprawdzić w dowolnym momencie czy inni abonenci są w biurze, na spotkaniu lub na urlopie.  Kontakty zapisane w programie Outlook mogą zostać automatycznie dopisane do osobistej książki adresowej.
Dzięki funkcji Multi-User-Chat, wielu wewnętrznych abonentów oraz jeden zewnętrzny partner telekomunikacyjny mogą jednocześnie wymieniać wiadomości tekstowe poprzez komunikator sieciowy (poprzez protokół XMPP).
Dzięki zastosowaniu indywidualnych ustawień konfiguracyjnych interfejsu użytkownika możliwe jest umieszczenie listy ulubionych oraz zakładek „Dziennika”, „Poczty Głosowej”, „Faksów” oraz „Spisów Kontaktów” w oddzielnych oknach pulpitu

myPortal for Outlook
Funkcje programu myPortal mogą zostać zintegrowane z funkcjami programu Microsoft Office Outlook. Każdy użytkownik może skorzystać z pełnej gamy środków komunikacji używając w tym celu wyłącznie jednego okna. Wiadomości e-mail, poczta głosowa, faksy, wiadomości tekstowe przesłane za pośrednictwem komunikatorów, wiadomości Multi-User-Chat – wszystkie te pozycje mogą być wyświetlane i administrowane w oknie najpopularniejszego programu –  Outlook, którego pracownicy używają na co dzień.
Użytkownicy mogą też zdecydować o tym czy w przypadku połączenia przychodzącego program Outlook powinien wyświetlić okno zawierające dane kontaktowe osoby dzwoniącej czy okno powiadomień, bądź oba te okna.
Program myPortal for Outlook pozwala użytkownikom na wybieranie numerów rozmówców bezpośrednio z poziomu listy kontaktów, otrzymywania wiadomości e-mail bezpośrednio do ich skrzynki pocztowej oraz nagrywania rozmów bez konieczności włączania jakichkolwiek innych aplikacji.

myPortal for OpenStage
Moduł myPortal for OpenStage to aplikacja XML systemu OpenScape Office przeznaczona dla użytkowników telefonów OpenStage 60 oraz OpenStage 80. Umożliwia ona dostęp do statusu oraz poczty głosowej.

myPortal for Mobile (dla telefonów komórkowych)
myPortal for Mobile to interfejs użytkownika w systemie OpenScape Office przeznaczony do użytku przez pracowników mobilnych  wyposażonych w „smartfony”. 
Smartfony z dostępem do Internetu (zalecane jest korzystanie z planów taryfowych nie uwzględniających ilości transferowanych danych) mogą w pełni korzystać z funkcji systemu OpenScape Office. Koszty takiej komunikacji mogą zostać obniżone przez wybranie najbardziej ekonomicznej metody komunikacji (Callback, GSM lub Call-Through) – w zależności od aktualnych stawek operatora.
Nie ma konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania w telefonie komórkowym, jako że moduł korzysta z przeglądarki internetowej.

myAttendant
Moduł myAttendant to konfigurowalny automatyczny dyspozytor połączeń, który przedstawia połączenia aktywne, zawieszone i zaparkowane oraz rozmowy przekierowane, jak również status dostępności wszystkich pracowników twojej firmy. Ponadto pozwala on na zmianę własnego statusu dostępności przez każdego z pracowników. Informacje o wiadomościach głosowych, tekstowych oraz faksach są zapisywane w centrum wiadomości (Message Center) gdzie można również zarządzać wiadomościami współpracowników, o ile posiadamy ich upoważnienie. Moduł myAttendant oferuje usługi aktywne w ciągu dnia, nocy jak i alarmowe. Istnieje możliwość utworzenia maksymalnie 20 stacji roboczych pełniących funkcje modułu myAttendant.

System OpenScape Office w sieci
Platforma OpenScape Office pozwala na stworzenie sieci obejmującej maksymalnie 1000 abonentów, z wykorzystaniem systemów OpenScape Office MX lub OpenScape Office LX. Dzięki temu sieciowemu rozwiązaniu Zunifikowanej Komunikacji użytkownicy mogą korzystać z takich funkcji jak status dostępności, skrzynka wiadomości głosowych lub telekonferencje. Rozwiązanie to, wspierane przez rozbudowaną funkcję komunikacji głosowej, otwiera średnim przedsiębiorstwom możliwości dostępne dotychczas wyłącznie dla dużych organizacji.
Do jednolitej sieci tworzonej przez systemy OpenScape Office MX oraz OpenScape Office LX można również dołączyć istniejące systemy lub sieci HiPath 3000 za pośrednictwem połączeń głosowych.

Funkcje Zunifikowanej Komunikacji w obrębie sieci
Moduły platformy OpenScape Office – myPortal for Mobile, myPortal for OpenStage, myPortal for Desktop oraz myPortal for Oulook – obsługują następujące główne funkcje w obrębie sieci utworzonych na podstawie systemów OpenScape Office MX oraz OpenScape Office LX:

• Zarządzanie statusem dostępności obsługujące komendy głosowe (widoczność statusu dostępności)
• Dostęp do statusu połączeń z każdego miejsca w sieci (np. połączenie przychodzące, abonent prowadzi rozmowę)
• Odbieranie połączenia za pomocą modułu myPortal for Desktop
• Komunikator sieciowy udostępniany przez Multi-User-Chat
• Możliwość skorzystania z funkcji przeciągnij i upuść (Drag&Drop) podczas konferencji w obrębie sieci
• Moduł myAttendant – pozwala na zmianę statusu dostępności dla wszystkich abonentów w obrębie sieci
• Wewnętrzny spis kontaktów i lista ulubionych dla całej sieci
• Dostęp do zewnętrznych książek adresowych za pośrednictwem LDAP
• Integracja z kalendarzem Microsoft Exchange oraz z publicznymi spisami kontaktów
• Przekierowywanie poczty głosowej w obrębie sieci

Korzystanie z funkcji obsługi połączeń głosowych w obrębie sieci
W przypadku sieci opartych na protokole SIP-Q system obsługuje szeroki zakres funkcji związanych z połączeniami głosowymi, takich jak oddzwanianie, przejmowanie połączeń oraz ich przekierowywanie w systemach OpenScape Office MX, OpenScape Office LX oraz HiPath 3000.

Centralna stacja przechwytująca w obrębie sieci
Moduł myAttendant systemu OpenScape można wykorzystać w obrębie całej sieci do ważnych funkcji dyspozytora, takich jak odbieranie i przełączanie połączeń czy  funkcja centralnej stacji przechwytującej.

Administracja na poziomie centralnym w obrębie sieci
Możliwe jest administrowanie na poziomie centralnym sieciami stworzonymi na podstawie systemów OpenScape Office MX oraz OpenScape LX. Administrator ma uprawnienia do przywołania konta każdego z abonentów sieci poprzez centralny kontroler sieci. Może to zrobić na przykład w celu zmiany numeru telefonu lub nazwy przypisanej abonentowi. Po wprowadzeniu zmian bazy danych poszczególnych segmentów sieci zostaną ze sobą ponownie zsynchronizowane. 

Typowe sytuacje, w których wskazane jest utworzenie sieci opartej na OpenScape Office

Dane techniczne systemu

OpenScape Office MX
Platforma OpenScape Office MX to kompletne rozwiązanie z dziedziny Zunifikowanej Komunikacji, zamknięte w 19-calowej szafie montażowej, dostarczane wraz z uprzednio zainstalowanym oprogramowaniem. Platforma ta może służyć jako samodzielny system lub jako brama dla systemu OpenScape Office LX. Dostęp do Internetu jest zapewniony przez łącze szerokopasmowe. Łącze takie można skonfigurować dla połączeń DSL lub poprzez kabel koncentryczny, co zapewnia szybkie transfery danych i umożliwia korzystanie z telefonii internetowej. Tego typu połączenie wykorzystuje standardy NAT, DynDNS oraz DHCP.

Platforma OpenScape Office MX oferuje następujące funkcje:

• Zapory sieciowe z funkcją Stateful Inspection z selektywnym udostępnianiem portów, blokady URL, blokady sieci oraz system wykrywania włamań (Intrusion Detection System - IDS), NAT, STUN
• VPN-IPSec, wsparcie dla funkcji używanych przez pracowników pracujących zdalnie za pośrednictwem sieci VPN
• Sieć LAN
• Port komunikacyjny o prędkości 1 Gbit/s
• Wsparcie dla technologii Virtual LAN (VLAN)
• Routing w warstwie sieciowej
• 802.1p L2 QoS
• Sieć WAN
• Dostęp do Internetu (o przepustowości do 50 Mbit/s)
• Wbudowany router
• Strefa zdemilitaryzowana (DMZ), serwery poczty elektronicznej i sieciowe bezpiecznie zintegrowane z sieciami klienckimi

OpenScape Office LX
System OpenScape Office LX jest aplikacyjnym rozwiązaniem zunifikowanej komunikacji, bazującym na systemie operacyjnym Linux. Możliwe jest w takiej sytuacji wykorzystanie platform OpenOffice MX lub HiPath 3000, które pełnią wtedy rolę bramy do operatorów PSTN.
Dzięki zastosowaniu wirtualizacji vSphere firmy VMware klienci korzystający z platformy OpenScape Office LX mogą ograniczyć koszty i zaoszczędzić czas, jednocześnie podnosząc poziom niezawodności stosowanych przez siebie rozwiązań z dziedziny komunikacji.

• Ograniczenie liczby fizycznych niezbędnych serwerów
• Reorganizacja związana z rosnącą hierarchią serwerów
• Konieczność scentralizowanego zarządzania wywołana przez dużą liczbę działających aplikacji
• Wysoka niezawodność
• Wygodna procedura tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych
• Skalowalność
• Możliwość monitorowania
• Ponowne wykorzystanie starszych systemów operacyjnych w środowisku wirtualnym
• Ochrona środowiska (pojedynczy serwer zużywa mniejsze ilości energii)
• Krótsze czasy serwisowania

Telefonia internetowa (Voice over IP)

• Platforma OpenScape Office umożliwia korzystanie z telefonii przy użyciu infrastruktury opartej o protokół IP. Sygnał niezbędny do nawiązania połączenia jest przesyłany za pośrednictwem sieci IP wykorzystywanej do transmisji danych. Przesył taki następuje z udziałem protokołów IP. W tym celu można wykorzystać zarówno komputery stacjonarne, jak i telefony IP.
• Bezstratny przesył sygnałów oraz dobra jakość dźwięku są zapewniane dzięki kompresji sygnału przy użyciu kodeków audio oraz specjalnym oznaczeniu transmisji dźwięku (funkcja Quality of Service). Dzięki takiemu rozwiązaniu sygnałowi dźwiękowemu przypisywany jest wyższy priorytet niż transferowi zwykłych danych.
• Korzystanie z telefonii IP jest możliwe w obrębie sieci LAN oraz Internetu (dla ustandaryzowanych funkcji SIP)
• W procesie tym wykorzystuje się następujące kodeki audio:
• • G.729A i G.729AB: kodeki głosu o transferze 8 kbit/s
• • G.711 (a-law i μ-law): kodeki głosu o transferze 56 lub 64 kbit/s

Dołączanie aplikacji

• Istnieje możliwość centralnego podłączenia aplikacji za pośrednictwem TAPI 170 (również w sieciach OpenScape Office).
• Stacje robocze mogą być podłączane do terminali lokalnie, poprzez TAPI 120. Do połączenia wykorzystuje się protokół CSTA. Analiza kosztów połączeń możliwa jest dzięki zintegrowanej aplikacji taryfikacyjnej lub programowi TeleData Office V4

Konserwacja i administracja

• Zarządzanie platformą OpenScape Office jest możliwe przy użyciu webowych narzędzi administracyjnych,. Dostęp do poszczególnych funkcji jest zapewniony za pośrednictwem intuicyjnego interfejsu użytkownika. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest administrowanie systemem bez posiadania specjalistycznej wiedzy. Administratorzy mają również uprawnienia do centralnego zarządzania danymi użytkowników korzystających z terminali platformy OpenScape Office, a także do definiowania profili abonenckich (indywidualnych oraz obejmujących całą organizację) regulujących na przykład kwestie związane z wyświetlaniem numeru telefonu połączenia przychodzącego i wychodzącego, przekierowania połączeń lub funkcji AutoAttendent.
• Platforma obejmuje również program do analizowania błędów i zarządzania nimi. Do sprawdzenia i monitorowania komponentów systemu mogą posłużyć programy do w automatycznym testowaniu i diagnozowaniu. W przypadku wystąpienia błędów system może dokonać autodiagnozy usterki, podjąć działania korygujące i wygenerować komunikaty systemowe, które zostaną następnie przesłane do lokalnego lub zdalnego centrum serwisowego. Narzędzia administracyjne pozwalają na zdalne serwisowanie i pobieranie programów za pośrednictwem Internetu.

Telefony

Telefony Internetowe (IP) OpenStage 15, 20 E, 20, 20 G, 40, 40 G, 60, 60 G, 80, 80 G Obsługiwane są aparaty optiPoint 410/420. Urządzenia peryferyjne: Moduł klawiszy OpenStage – wyłącznie dla aparatów OpenStage 15, 40, 60 oraz 80 OpenStage BLF 40 (Busy Lamp Field – Kontrolka Zajętości Linii) – wyłącznie dla aparatu OpenStage 40
OpenStage Gate View: Umożliwia wyświetlanie obrazu rejestrowanego przez kamerę zamontowaną w obrębie wejścia na ekranie telefonu OpenStage lub iPhone.
Telefon WLAN Profesjonalny aparat optiPoint WL2 może być używany z wykorzystaniem następujących punktów dostępowych, wybranych według potrzeb: Bezprzewodowy, samodzielny punkt dostępowy HiPath AP 2630 (bezprzewodowy, z wbudowaną wewnętrzną anteną) bądź AP 2640 (bezprzewodowy, z anteną zewnętrzną). Do jednego punktu dostępowego można podłączyć maksymalnie sześć aparatów WL2, zaś jednocześnie można skonfigurować maksymalnie 10 punktów dostępowych. HiPath Wireless Convergence Software (rozwiązanie kontrolera sieci WLAN) dla bardziej rozbudowanych konfiguracji.
Telefony w standardzie DECT System HiPath Cordless IP to rozwiązanie mobilne mogące objąć swoim zasięgiem cały kampus, składające się z następujących elementów mobilnych: Gigaset S3 professional Gigaset S4 professional Gigaset SL3 professional Gigaset M2 professional Telefony w standardzie DECT są zintegrowane za pomocą protokołu inicjowania sesji (SIP)
Telefony SIP / adaptery AP Moduły systemu OpenScape Office –  myPortal for Desktop, myPortal for Outlook oraz myAttendant – mogą współpracować z telefonami działającymi w standardzie SIP, obsługującymi RFC 3725. Możliwość wykorzystania wszystkich funkcji zależy od modelu telefonu w standardzie SIP;  niektóre telefony mogą nie wspierać pełnej gamy funkcji. Działanie funkcji zostało pomyślnie przetestowane dla aparatu OpenStage 15 S. Aby podłączyć telefony i faksy w standardzie analogowym, należy wykorzystać  adapter Mediatrix 4102S.
Klient PC OpenScape Personal Edition (HFA – HiPath Feature Access) oraz OpenScape Personal Edition S Obsługiwane jest optiClient 130. Komputer PC wyposażony w słuchawkę lub system głośnomówiący może się stać centrum komunikacyjnym obsługującym przekazy głosowe, dane, pocztę elektroniczną oraz sieć Internet. Moduł programowy zainstalowany na komputerze stacjonarnym bądź notebooku może udostępnić – za pośrednictwem sieci WLAN – wszystkie funkcje związane z telefonią.  Oferować będzie przy tym ten sam, znajomy interfejs użytkownika zarówno w biurze, jak i poza nim. W przypadku systemu OpenScape Personal Edition S istnieje możliwość prowadzenia połączeń wideo.
System OpenScape Office MX obsługuje dodatkowo telefony i faksy działające w systemie analogowym, telefony i faksy w standardzie ISDN, a także urządzenia peryferyjne, takie jak na przykład interkomy/domofony (za pośrednictwem adapterów TFE-S).