OpenScape Office

System OpenScape Office UC jest rozwiązaniem zunifikowanej komunikacji, dającym użytkownikom łatwe w użyciu, wbudowane w system usługi poczty głosowej, usługi konferencyjne, rozsyłanie wiadomości, mobilność, Contact Center oraz zarządzanie dostępnością. System jest dedykowany dla firm posiadających do 384 użytkowników.

Wbudowane funkcje zunifikowanej komunikacji, znacznie rozszerzają wartość połączenia telefonicznego, dając nowe możliwości biznesowe. OpenScape Office znacząco ogranicza utrudnienia i nieefektywność komunikacji.

Poniżej zostały wymienione główne właściwości oraz funkcjonalności systemu:

Właściwości ułatwiające pracę z systemem

OpenScape Office jest kompletnym rozwiązaniem, zawierającym w sobie szereg przydatnych funkcji, które z pewnością będą przydatne w codziennym użytkowaniu.

Zarządzanie obecnością (Presence)

Każdy z użytkowników może ustawić swój status dostępności. Dzięki temu, inni będą wiedzieć, np. czy jest na spotkaniu, prowadzi rozmowę. Z chwilą, gdy będzie dostępny, będzie można się z nim skontaktować. Gdy jest się poza firmą, swój status dostępności można zmienić z użyciem telefonu.

Książki telefoniczne

OpenScape Office daje możliwość ujednolicenia książek telefonicznych oraz list telefonów, zbierając w jeden katalog wszystkie Twoje kontakty.

Lista ulubionych

Możliwość zebrania w jednym miejscu wszystkich kluczowych kontaktów.
Proste tworzenie np. listy kontaktów zespołu projektowego poprzez przeciągnięcie i upuszczenia nowego kontaktu.

Skrzynka poczty głosowej

Wiadomości pochodzące z połączeń stacjonarnych oraz mobilnych są przekierowane do skrzynki głosowej OpenScape Office. Informacje tam zawarte, są bieżące oraz można nimi zarządzać.

Skrzynka poczty faksowej

OpenScape Office zawiera osobistą skrzynkę faksową, która umożliwia odbieranie i wysyłanie wiadomości faksowych, w łatwy i podobny sposób do odbierania wiadomości email. Wiadomości faksowe mogą być następnie odczytywane, drukowane, przesyłane dalej oraz drukowane.

Rejestr połączeń

Wyświetla listę połączeń. Możliwość prześledzenia historii połączeń, nadawania priorytetów. Zestawienie połączenia do klienta, dostawcy lub innego kontaktu poprzez proste kliknięcie myszą.

Oddzwonienia (CallMe)

Funkcja użyteczna dla osób chcących pracować zdalnie, z domu. Funkcja umożliwia dowolnej osobie w firmie na zamianę dowolnego telefonu, w dowolnym miejscu, w telefon firmowy, z zachowaniem stawek jak za połączenia wykonywane z biura.

Powiadomienia osobiste

W niektórych sytuacjach, brak szybkiej odpowiedzi ze strony odbiorcy może znacząco spowolnić pracę. Rozwiązaniem na to jest funkcja Powiadomienia osobistego, która w czasie rzeczywistym daje pełen wgląd i informuje o przychodzących wiadomościach. Powiadomienia mogą być wysłane w postaci wiadomości email, połączenia telefonicznego, wiadomości tekstowej. Powiadomienia są zależne od ustawionej dostępności, tak, więc można zastosować różne priorytety w zależności od tego, w jakim stanie dostępności się przebywa i jak należy w danej sytuacji zareagować.

Okienka wyskakujące (Popup)

Funkcja pozwala odróżnić połączenia ważne, od połączeń mogących poczekać.
Małe okienka pojawiając się w dolnej części ekranu informują o każdym pojawiającym się połączeniu.
W okienku zaprezentowana jest nazwa oraz numer telefonu osoby dzwoniącej. Połączenie można przekierować, odebrać lub nagrać, przy użyciu jednego kliknięcia myszą.

Zapowiedzi osobiste

Możliwość ustawienia wielu rodzajów zapowiedzi w przypadku, gdy jest się zajętym.
Osoba dzwoniąca może pozostawić wiadomość lub przeniesiona do innej osoby, mogącej odebrać połączenie w danej chwili.

Nagrywanie połączeń

Nagrywanie ważnych rozmów i późniejszy ich odsłuch, dzięki temu rozmowie można poświęcić pełną uwagę.

Instant Messaging

Wysłanie wiadomości do osoby z listy kontaktów, w celu powiadomienia np. o rozmowie oczekującej lub że będzie wymagana jej obecność w innej sprawie.

Integracja myPortal z Outlook

Ponieważ OpenScape Office jest w pełni zintegrowany z Microsoft Outlook, wszelkie kanały kontaktu i komunikacji są dostępne z poziomu jednego ekranu.
W ramach Outlooka można przeglądać, zarządzać wiadomości email, poczty głosowej i faksowej oraz udzielać na nie odpowiedzi. Statusy dostępności oraz powitania poczty głosowej mogą się zmieniać dynamicznie w oparciu o kalendarz Outlooka. Dzięki temu osoby dzwoniące mają najbardziej aktualny stan wiedzy na temat osoby, do której dzwonią. Ponieważ nie ma potrzeby obsługi kilku aplikacji bądź ekranów, produktywność pracowników ulega zwiększeniu.

Zestawianie połączeń z aplikacji

Funkcja dająca możliwość zaznaczenia i wybrania numeru, w obrębie bazy danych klienta, podpisu w emailu lub w CRM. OpenScape Office zestawia połączenie z dowolnej aplikacji w oparciu o zaznaczony numer.

Powitania osobiste - myAttendant

Funkcja najbardziej przydatna dla pracowników recepcji, administratorów biura, kierowników działów. Pojedynczy ekran pokazuje informacje o połączeniu przychodzącym, połączeniach zawieszonych oraz status dostępności osób z firmy. Sprawdź pocztę głosową współpracowników lub zmień ich status, oczywiście za zgodą użytkownika.